لجنة العلاقات العامة
المقدمة
الرؤيا المُشتركة والهدف الأسمى الذي نؤمن به في المجلس السّويدي للشؤون الدينية ، هي أحد مُقومات العمل المُؤسساتي الفاعل. فعندما تكون لدينا رؤيا فإننا نقوم بمهمة للوصول لهذه الرؤيا. ولنقوم بهذه المهمة بفاعلية أكبر يجب أن نقوم بها وفق استراتيجية مُعينة تضبطها آلية عمل وفق توصيات النظام الأساسي للمجلس المؤرخ بتاريخ 6 يوليوز2017 ميلادية ، فنكون بذلك فريق واحد، نعمل وفق رؤية مُتجددة لنصل لتحقيقها.
العلاقات العامة هي الإستراتيجيات من الأنشطة والعلاقات التي يقوم بها المجلس من أجل تحقيق رسالته. وتمثل لجنة العلاقات العامة المحور الرّئيس الذي يقوم عليه إبراز الرسالة ومد جسور وتثيق الروابط الإجتماعية و الإدارية مع المؤسسات وغيرها. وهي وظيفة إدارية تحدد المواقف العامة للمجلس.
نبذة عن اللجنة
العلاقات العامة هي مهارة التواصل مع الأفراد والجمعيات وغيرها ، و هي هيئة تقوم بدور حلقة الوصل لربط المجلس بمُحيطه ، وتعمل على إظهار دوره وبيان أنشطته وأهدافه ، كما تعمل على جذب أعضاء جدد وتعريفهم بكيفية الإنضمام وحقوق وواجبات العضو ، كما تتولى تنظيم الفعاليات التي تنفذها ادارة المجلس ولجانه المختلفة، وتتولى الإعداد والتخطيط وتنفيذ التّوصيات الخاصة بالمجلس وخلق صورة إيجابية حوله لدى المُؤسّسات ، وتقوم بالتواصل وتكوين علاقات فعالة مع الفاعلين والهيئات والأهلية والخاصة. وتقوم بالإشراف على جميع الزيارات الخارجية والداخلية، ويقوم بدور التنسيق والتنظيم للزيارات والعمل على توثيقها الكترونيا والعمل على فتح باب التعاون المشترك مع الجميع.
أنواع العلاقات العامة
تنقسم أنواع العلاقات العامة في المجلس إلي نوعين وهما:
أولاً: العلاقات العامة الداخلية
- توضيح أهداف المجلس للاعضاء وتوضيح دورهم في تحقيق كل هدف ومُساعدتهم في فهم كيفية الوصول للهدف
- مُشاركة الأعضاء في وضع الأهداف من خلال سماع إقتراحاتهم وأفكارهم والتي من المُمكن أن تكون مفيدة للمجلس نتيجة لخبراتهم
- بناء وتقوية علاقة الأعضاء ومُشاركتهم في القرارات لزيادة ثقتهم في المجلس وبالتالي زيادة فرصة إستمرارهم في العمل من خلاله، وزيادة إصرارهم على تحقيق أهدافه.
- تقوية علاقة الأعضاء بالمجلس لتحسين أدائهم وأيضاً لتحفيزهم على تحسين صورة الإتحاد وإظهارها بصورة إيجابية لدى الآخرين.
ثانياً العلاقات العامة الخارجية:
- علاقة المجلس بوسائل التواصل الخارجية
- إقامة الندوات والمحاضرات والدورات
- تنظيم الإحتفالات والمهرجنات والمُخيمات
تتكون ادارة العلاقات العامة من 5 افراد على الأقل على أن يكون رئيسها من أعضاء المجلس، وأن يكون باقي أعضاؤها من اختيار رئيس اللجنة من ذوي الخبرة في مجال عمل اللجنة والسّمة الحسنة وبعد تصديق واعتماد وموافقة المجلس.
أدوار اللجنة
- العمل على إبراز وتوضيح دور المجلس ومبادئه وأهدافه وأنشطته المُختلفة والفعاليات التي يقوم بتنفيذها
- شرح نظام القانون الأساسي والقوانين وأي تغييرات أو تعديلات في القوانين بالإضافة إلى شرح مبررات اتخاذ هذه القوانين أو التعديلات التي تجري عليها
- تنمية الإحساس بالمسؤولية لدى الأعضاء وزيادة التماسك الداخلي للمجلس.
- الدفاع عن موقف المجلس إذا تعرض لأي انتقاد من قبل الآخرين.
- العمل على إيجاد قاعدة بيانات شاملة للجمعيات والمؤسسات تحوي جميع بيانات الأعضاء
- تنظيم كافة الفعاليات التي ينفذها المجلس
- التعرف على أراء ومشكلات الأعضاء ونقلها إلى ادارة للمجلس
- تطوير العضوية وجذب أعضاء جدد للمجلس وتعريفهم بكيفية الإشتراك وحقوق ومسؤوليات الأعضاء
- الدعم المالي للأعضاء في تطوير وتنمية الموارد المالية
- تصوير وأرشفةكافة فعاليات وأنشطة وأعمالها
- التواصل مع الأشخاص والمُؤسسات والهيئات لكسب التأييد لأهداف المجلس
- إرشادالأعضاء بما فيه مصلحتهم والمصلحة العامة
أسلوب عمل اللجنة
وضع خطط قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى لمهام وأعمال وأنشطة وفعاليات
- تكوين وإعداد بنك معلومات وقاعدة بيانات مُتكاملة لإستخدامها كلما دعت الحاجة
- إصدار مطبوعات ونشرات دورية وغير دورية لتحقيق أهداف اللجنة
- التواصل الدائم مع الأعضاء وادارة المجلس والرد على كافة الإستفسارات والإستيضاحات في أسرع وقت ممكن
- إقامة الأنشطة والفعاليات الإعلامية التي تبرز دور المجلس
- إعداد تقرير سنوي يرفع الى ادارة المجلس